همانطور که کلاسها، رویدادها و مشاغل آنلاین رو به افزایش هستند و جایگاه خود را پیدا کردهاند، هم راستا با آنها وجود جلسات مجازی نیز به امری ضروری تبدیل شده است. در مشاغل مختلف و تیمهای دورکار یا حتی مشاغل حضوری شاهد برگزاری جلسات مجازی متعدد و مختلف هستیم؛ اما با وجود مزایای بسیاری که این بستر در اختیار افراد میگذارد، بهرهوری کافی و موثر را نیز دارد؟
در پاسخ باید گفت: جلسات مجازی نیز مانند جلسات حضوری مستلزم در نظر گرفتن فرآیند و فاکتورهایی هستند تا با نتیجه مطلوب همراه باشند. باتوجه به محدودیتهایی مانند عدم ارتباط چهرهبهچهره و حضور افراد در فضایی مشترک در بستر جلسات مجازی، برگزارکنندگان و مدیران به دنبال افزایش تعامل و مشارکت و در نتیجه افزایش بهرهوری در فضای آنلاین هستند. در ادامه به این دغدغه و ارائه راهکارهایی برای آن میپردازیم.
برگزاری جلسات مجازی چه اهمیتی دارد؟
جلسات مجازی در سراسر جهان ابزاری قدرتمند برای ارتباط و همکاری هستند. این جلسات نه تنها مرزهای جغرافیایی را درهم میشکنند، بلکه به افراد اجازه میدهند تا از هر نقطه از جهان در یک جلسه شرکت کنند. تصور کنید که میتوانید با همکاران خود در آن سوی دنیا به طور زنده گفتوگو کنید و ایدههای خود را به اشتراک بگذارید. این امکان، به تیمها کمک میکند تا سریعتر به اهداف خود برسند.
اما اهمیت جلسات مجازی تنها به ارتباط محدود نمیشود. تعامل فعالانهی افراد در این جلسات، نقش بسیار مهمی در موفقیت آنها ایفا میکند. زمانی که همه افراد حاضر در جلسه به طور فعال در گفتوگو شرکت کنند، ایدههای جدیدی شکل میگیرد و مشکلات به سرعت حل میشوند. علاوه بر این، تعامل باعث میشود تا افراد احساس کنند که بخشی از یک تیم هستند و این حس تعلق، انگیزه و روحیهی آنها را تقویت میکند.
چالشهای تعامل و مشارکت در جلسات مجازی
سوالهایی مانند چگونه امنیت جلسات آنلاین درونسازمانی را افزایش دهیم؟ یا چگونه تعامل و مشارکت در جلسات مجازی را ارتقا دهیم؟ از جمله سوالهایی هستند که پیش از برگزاری جلسات آنلاین باید به آنها پاسخ دهیم. برای ارتقا تعامل و مشارکت در کلاسهای آنلاین و پاسخ به این سوال، در ابتدا لازم است چالشها و دغدغههای این فضا را بشناسیم. جلسات مجازی، به رغم مزایای فراوان، با چالشهایی همراه هستند که گاهی اوقات تعامل و مشارکت موثر بین افراد را تحتالشعاع قرار میدهند. از جمله این چالشها عبارتاند از:
- فقدان ارتباطات غیرکلامی
- عدم تمرکز یا توجه
- مشکل در ایجاد فضای تعاملی
- تفاوت در سبکهای ارتباطی
- مدیریت زمان
- مدیریت مشارکت
- حل تعارضات
- و…
با شناخت موانع و مشکلات موجود در جلسات مجازی، میتوانیم راهکارهایی مناسب برای رفع آنها پیدا کرده و تعاملات بهتری را برای شرکتکنندگان و گروه فراهم کنیم.
راهکارهای موثر در جلسات مجازی با کیفیت
بعد از شناخت چالشهای تعاملی در جلسات مجازی، برای برگزاری یک جلسه آنلاین باکیفیت نیاز است چک لیستی از راهکارهای موثر در این زمینه تهیه کنیم. تیک زدن و پیروری از این راهکاریهای ساده بهرهوری در جلسات مجازی را به شکلی قابل توجه بیشتر میکند.
استفاده از بستر مجازی مناسب
انتخاب یک پلتفرم قدرتمند و کاربرپسند، کلید موفقیت جلسات آنلاین است. پلتفرم مناسب، همانند انتخاب ابزار مناسب برای انجام یک کار، نقش بسیار مهمی در موفقیت جلسات مجازی و ایجاد تعامل ایفا میکند. با استفاده از پلتفرمهای برگزاری رویداد مانند الوکام، که به طیف گستردهای از امکانات دسترسی دارند، میتوانید تجربهای تعاملی و جذاب برای شرکتکنندگان جلسه خلق کنید. از جمله این امکانات موثر، میتوان به موارد زیر اشاره کرد.
- حضور و غیاب
- پرسشو پاسخ
- وایتبرد تعاملی
- نمایش انواع فایل
- چتوگفتگو
- رابط کاربری آسان
- قابلیت تبدیل گفتار به متن
- اشتراک صفحه نمایش
تهیه دستور جلسه دقیق
دستور جلسه به معنای برنامهریزی برای یک جلسه است که مشخص میکند در آن به چه موضوعاتی قرار است پرداخته شود و چه تصمیماتی گرفته شود. این برنامهریزی کمک میکند تا جلسه هدفمندتر و سازماندهی شدهتر پیش برود. این راهکار همه شرکتکنندگان را به سمت یک هدف مشترک هدایت میکند. با داشتن دستور جلسه، همه میدانند که قرار است در جلسه مجازی چه اتفاقی بیفتد و میتوانند خود را برای بحث و تصمیمگیری آماده کنند. این کار باعث میشود که زمان جلسه به بهترین شکل استفاده شود و هیچ موضوع مهمی از قلم نیفتد.
برای پیادهسازی بهتر این راهکار، مسئول برگزاری جلسه میتواند فایلی را قبل از جلسه تهیه کرده و برای شرکتکنندگان ارسال کند یا در ابتدای جلسه مجازی به صورت شفاهی با آنها در میان بگذارد.
معارفه و آشنایی اولیه
وقتی در یک جلسه مجازی شرکت میکنیم، همه ما از طریق دنیای دیجیتال به هم متصل میشویم. اما برای اینکه این اتصال به یک همکاری پویا تبدیل شود، نیاز به شناخت متقابل است. وقتی افراد خودشان را معرفی میکنند و کمی درباره تجربیات و دیدگاههایشان صحبت میکنند، یک فضای صمیمی و گرم ایجاد میشود. این آشنایی اولیه باعث میشود که افراد راحتتر در بحثها شرکت کنند، ایدههای خود را به اشتراک بگذارند و به سوالات یکدیگر پاسخ دهند. در نتیجه این راهکار، تعامل در جلسه افزایش پیدا میکند و به تصمیمگیریهای بهتر و خلاقانهتر منجر میشود. معارفه و آشنایی، پلی است که ما را از افراد ناشناس به همکارانی با هدف مشترک تبدیل میکند.
استفاده از فایلهای ارائه جذاب
به کارگیری فایلهای ارائه پاورپوینت با عناصر بصری جذاب، پخش ویدئو یا تصویر در جلسات مجازی، تأثیر چشمگیری در جلب توجه و افزایش تعامل شرکتکنندگان دارد. عناصر بصری مانند تصاویر، نمودارها، انیمیشنها و ویدئوها به درک بهتر مفاهیم کمک میکنند و اطلاعات را به شکلی ساده و جذاب منتقل میکنند. این ابزارها از یکنواختی محتوای جلسه جلوگیری کرده و با تحریک حس بینایی، توجه مخاطبان را برای مدت طولانیتری حفظ میکنند. استفاده از ویدئوها یا تصاویر مرتبط میتواند احساسات شرکتکنندگان حاضر در جلسه را درگیر کرده و فضایی تعاملی و پویا ایجاد میکند.
مختصر و مفید بودن
مدت زمان مفید و مؤثر یک جلسه مجازی معمولاً بین ۴۵ تا ۶۰ دقیقه است. این بازه زمانی به دلیل محدودیتهای توجه و تمرکز افراد در فضای مجازی، بهینهترین زمان برای حفظ مشارکت و تعامل فعال شرکتکنندگان محسوب میشود. تحقیقات نشان میدهند که پس از این مدت، سطح تمرکز و انرژی افراد به تدریج کاهش مییابد. وقتی جلسات کوتاه و سرراست باشند، همه شرکتکنندگان تمرکز بیشتری دارند و کمتر حواسشان پرت میشود. علاوه بر این، تصمیمگیریها سریعتر و موثرتر انجام میشود. تصور کنید در یک جلسه طولانی و خستهکننده شرکت میکنید؛ تمرکزتان کم میشود، حوصلهتان سر میرود و در نهایت، تصمیماتی که گرفته میشود، چندان مفید و موثر نیستند.
آنچه باید به خاطر بسپارید
در این مطلب راهکارهایی برای افزایش بهرهوری در جلسات مجازی را عنوان کردیم و به بررسی آنها پرداختیم. موضوعی که باتوجه به تغییر مدلهای ارتباطی، همگی با آن سروکار داریم و همواره با چالشهای مخصوص به خود همراه است. با دقت، توجه و در نظر داشتن این موارد میتوان به شکل موثری، جلسات مجازی را به فضایی برای رشد جمعی افراد و سازمان تبدیل کرد. جلسات مجازی بستری برای همفکری، بیان دغدغهها و ایجاد تعاملات برای رسیدن به زبان و هدف مشترک هستند. در پایان باید در نظر گرفت که پلتفرم برگزاری یک جلسه مجازی موثر، نقشی غیرقابل چشمپوشی و اساسی در این همافزایی دارد.
با استفاده از پلتفرمهای برگزاری رویداد، مانند الوکام، میتوانید جلسات و رویدادهای خود را به تجربهای تعاملی و جذاب تبدیل کنید. این پلتفرم طیف گستردهای از امکانات را در اختیار شما قرار داده تا تعامل شرکتکنندگان را افزایش دهید و کیفیت برگزاری را بهبود بخشید. اگر به دنبال یک تجربه منحصربهفرد و حرفهای برای جلسات آنلاین خود هستید، پیشنهاد میکنیم از چنین پلتفرمهایی بهره ببرید.